Archiveren administratie
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie zeven jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Laat u (een deel van) uw administratie verzorgen door een computer- of loonservicebureau? Dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over uw onderneming, ook onder de fiscale bewaarplicht.
Administratie
Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in elektronische vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:
- kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen;
- financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek;
- tussentijds gemaakte controleberekeningen;
- ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
- bankafschriften;
- contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
- agenda’s en afsprakenboeken;
- correspondentie;
- software en databestanden.
Veel van de gegevens, die nodig zijn voor het voeren van een bedrijf, worden allereerst elektronisch vastgelegd. Het gaat hierbij niet alleen om de bestanden van de financiële administratie. Denk bijvoorbeeld ook aan de zakelijke agenda die u bijhoudt met uw mobiele telefoon of Persoonlijke Digitale Assistent (PDA). Of aan de verkoopgegevens die u registreert met een afrekensysteem, een eenvoudige kassa of Point of Sale systeem.
Veel afrekensystemen voldoen niet aan onze eisen. Laat u daarom bij de aanschaf van een afrekensysteem goed adviseren. Steeds meer administraties, maar ook delen van het bedrijfsproces (zoals verkoop via een webwinkel) gaan via internet. Ook deze gegevens behoren bij uw administratie!
Ook als u gegevens, direct of later, op papier afdrukt moet u de gegevens elektronisch blijven bewaren.
U kunt uw administratie inrichten en bijhouden op een manier die past bij uw onderneming. Daarbij moet u er wel rekening mee houden dat uw administratie de basis is voor uw aangiften. Als u administratie niet volledig is en niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, dan kan dat vervelende gevolgen hebben. Wij kunnen dan uw omzet en winst vaststellen en de belasting berekenen.
Het bedrijfsproces moet volledig en redelijk gedetailleerd worden vastgelegd. Als u de gegevens elektronisch vastlegt, dan moet u deze ook elektronisch bewaren. En wel voor de geldende bewaartermijn van zeven jaar. U mag de gegevens alleen op papier bewaren als u een zeer kleine administratie hebt die binnen een redelijke termijn is te controleren.